Realización de un análisis de base de la flota y de las necesidades

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Un principio fundamental: hacer tuyo un proceso

Como responsable de flota, este análisis es tu responsabilidad. Para completarlo, necesitarás la aportación de otros equipos, especialmente del personal de programas, que puede facilitar sus planes de actividad y sus necesidades de transporte.

Resulta tentador limitarse a enviar un correo y esperar respuesta. Pero recuerda: el proceso es tuyo, no de ellos.

Es posible que tu solicitud no sea su máxima prioridad. Puede que no entiendan el contexto, que den por hecho que necesitas un nivel de detalle del que aún no disponen, o que simplemente estén desbordados con otros plazos.

Para tener éxito, debes tomar la iniciativa:

• Sé proactivo: no te limites a pedir datos; facilita la conversación. Convoca una breve reunión. Lleva un café y un cuaderno y guíales a través de las preguntas.

• Sé ingenioso: aprovecha tu conocimiento. Si entiendes los programas, a menudo puedes reunir buena parte de la información necesaria simplemente escuchando en las reuniones de proyecto.

• Sé responsable: si no recibes la aportación necesaria pese a tus esfuerzos, es tu responsabilidad comunicar este cuello de botella a tu supervisor.

Esperar a que otros actúen no es una estrategia. Impulsar el proceso hacia delante sí lo es.
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De la instantánea al análisis: ¿es tu flota adecuada para su propósito?

La evaluación inicial te dio una imagen clara de cómo es tu flota. Este análisis te ayuda a determinar si esa flota realmente cubre las necesidades de tu organización.

El objetivo es comparar tu realidad operativa con la capacidad, el coste y la utilización de tu flota. Este proceso revelará conclusiones críticas, tanto si tienes cinco vehículos como cincuenta.

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El proceso de análisis

Este análisis parte directamente de tu instantánea de una página. Ahora enriqueceremos esos datos con información sobre tus programas, costes y rendimiento.

Paso 1: Cartografía las necesidades programáticas

Primero, comprende la demanda. ¿Adónde necesitan ir tus programas y qué necesitan transportar?

• Enumera tus proyectos: para cada proyecto principal, enumera sus zonas operativas prioritarias (p. ej., «El Proyecto A opera en los distritos X e Y»).
• Identifica las rutas clave: ¿cuáles son los trayectos más frecuentes? Anota el estado de las carreteras (p. ej., «autopista asfaltada», «pista rural en mal estado», «puerto de montaña»).
• Estima las necesidades de movimiento: para cada proyecto, estima las necesidades semanales de transporte. Piénsalas en términos de «trayectos de personas» y «trayectos de carga».

Paso 2: Analiza la capacidad y la idoneidad de tu flota

Ahora, compara la demanda con tu flota.

• Asignación de vehículos: ¿qué vehículos están asignados a qué proyectos o departamentos? ¿Hay un fondo común centralizado, o los vehículos «pertenecen» a equipos concretos?
• Idoneidad de los vehículos: ¿es el tipo de vehículo adecuado para las rutas y las tareas? (p. ej., usar un turismo de tracción simple en una pista embarrada es ineficiente e inseguro). Anota cualquier desajuste.
• Identifica las brechas: ¿hay déficits constantes en los que el personal de programas no consigue un vehículo? O, por el contrario, ¿hay vehículos que permanecen inactivos durante largos periodos?

Paso 3: Realiza un análisis básico de costes

Comprender el coste es fundamental. Reúne tus datos financieros para calcular el coste total de propiedad (Total Cost of Ownership, TCO) de tu flota.

• Reúne los datos de coste: recopila los registros financieros de los últimos 6 a 12 meses que cubran:
  • Compras de combustible
  • Facturas de mantenimiento y reparación
  • Primas de seguro
  • Pagos de contratos de alquiler o arrendamiento
  • Salarios del personal conductor (si hay conductores dedicados)
• Calcula el coste por vehículo: para cada vehículo, suma sus costes totales. Esto te da una comprensión de base de qué activos son los más caros de operar.

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Implementación por niveles: ¿hasta dónde profundizar?

Tu análisis puede ser tan sencillo o tan complejo como tu capacidad lo permita. Así puedes abordarlo utilizando el modelo por niveles.

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Análisis básico: el enfoque «suficientemente bueno»

Herramientas y métodos clave:

• Una pizarra para hacer una lluvia de ideas sobre las necesidades de los programas con tu equipo.
• Una sencilla hoja de Excel para enumerar los vehículos, los proyectos asignados y sus costes totales calculados manualmente a partir de las facturas.

Recogida de datos y elaboración de informes:

• El resultado es un documento o una presentación sencilla que responde a:
  1. ¿Cuáles son nuestros vehículos más caros?
  2. ¿Están nuestros vehículos en las ubicaciones geográficas adecuadas para apoyar nuestros programas?
  3. ¿Estamos usando el tipo de vehículo correcto para cada tarea?

Consideraciones:

• Este análisis es cualitativo y se basa en el conocimiento del equipo. Es rápido y eficaz para identificar problemas importantes y evidentes. :::

:::tab{label=“Intermediate Tier”}

Análisis intermedio: una visión enriquecida con datos

Herramientas y métodos clave:

• Encuestas digitales (Google/Microsoft Forms) enviadas a los responsables de programa para cuantificar sus solicitudes semanales de transporte.
• Una hoja de cálculo compartida (Google Sheets/Excel Online) donde los costes se registran digitalmente a medida que se producen.

Recogida de datos y elaboración de informes:

• Ahora puedes calcular un coste por kilómetro aproximado.
• Crear gráficos sencillos que comparen costes entre vehículos o proyectos.
• El resultado es un informe más formal con visualizaciones de datos básicas que muestra con claridad qué partes de la flota están sobreutilizadas, infrautilizadas o cuestan demasiado.

Consideraciones:

• Requiere más disciplina en la recogida de datos, pero aporta conclusiones mucho más claras y basadas en evidencias. :::

:::tab{label=“Advanced Tier”}

Análisis avanzado: la visión estratégica

Herramientas y métodos clave:

• Datos exportados de un sistema de gestión de flotas (FMS), de localizadores de vehículos o de libros de registro digitales.
• Herramientas de inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI) como Power BI o Tableau.

Recogida de datos y elaboración de informes:

• Ahora puedes analizar métricas detalladas: tasas de utilización (p. ej., horas de motor frente a horas en ralentí), eficiencia de combustible (l/100 km), coste por trayecto-persona, etc.
• Generar cuadros de mando automatizados que ofrecen una visión en tiempo real del rendimiento de la flota frente a las necesidades de los programas.
• El análisis puede impulsar decisiones estratégicas sobre el tamaño, la composición y los ciclos de sustitución de la flota.

Consideraciones:

• Este nivel de análisis solo es posible si ya cuentas con un sistema maduro de recogida de datos. ::: ::

Tu siguiente paso

Una vez completado este análisis, has ido más allá de un simple inventario. Ahora cuentas con una comprensión clara y basada en evidencias de la alineación —y las desalineaciones— entre tu flota y tu misión. Esta es la base para identificar riesgos y oportunidades concretos.

➡️ Continúa con: 3.3.1.3. Identifying Key Challenges, Risks, and Opportunities